Eerder praten, voordat het te veel wordt

Hoe Gemeente Noardeast-Fryslân inzet op preventie, sociale veiligheid en ondersteuning na ingrijpende gebeurtenissen

Een medewerker die al een tijdje niet lekker in zijn vel zit. Een team dat na een ingrijpende gebeurtenis probeert de draad weer op te pakken. Of iemand die zich ongemakkelijk voelt over een situatie op het werk, maar twijfelt of hij er iets van moet zeggen. Het zijn situaties die je niet altijd meteen ziet. Juist daarom is het belangrijk dat medewerkers weten waar ze terechtkunnen.

Ook bij Gemeente Noardeast-Fryslân, met zo’n 600 medewerkers, staat die gedachte centraal. Arbocoördinator Mariska Veldhuizen ziet dat medewerkers niet altijd op tijd aan de bel trekken als het minder goed met ze gaat. “Hoe eerder je erbij bent, hoe minder groot de schade is. Als je in een vroeg stadium dingen bespreekbaar kunt maken, heb je meer opties.”

De gemeente werkt al zo’n tien jaar samen met Gimd. In de loop van de jaren is vooral het momént waarop ondersteuning wordt ingezet veranderd: steeds vaker voordat problemen leiden tot uitval. Daarmee verschuift de aandacht van reageren op verzuim naar eerder signaleren en het gesprek voeren over inzetbaarheid.

Van verzuim naar preventie

Mariska ziet die verschuiving duidelijk terug in de inzet van bedrijfsmaatschappelijk werk. “We zien een kanteling. Van meer trajecten vanuit verzuim naar meer preventieve trajecten, dus dat vind ik heel mooi om te zien.”

Brigitta Steenhoff, bedrijfsmaatschappelijk werker en traumabegeleider bij Gimd, herkent dit uit de praktijk. “Je hoeft niet ziek te zijn om met bedrijfsmaatschappelijk werk aan de slag te gaan. Juist wanneer iemand merkt dat iets niet lekker loopt, kunnen een paar gesprekken helpen om weer grip te krijgen en te voorkomen dat het groter wordt.”

Een medewerker hoeft immers niet ziek te zijn om ergens tegenaan te lopen. Werkdruk, veranderingen op het werk, persoonlijke omstandigheden of moeite met grenzen stellen kunnen invloed hebben op hoe iemand functioneert. Mariska noemt assertiviteit als veelvoorkomend voorbeeld: “Het is superfijn dat iemand handvatten krijgt: hoe geef ik beter mijn grenzen aan op het werk, zodat ik mezelf niet voorbijloop?”

Voor Mariska is vervolgens belangrijk wat er ná zo’n gesprek gebeurt. “Ik wil het gesprek voeren over inzetbaarheid en ik wil ook die leidinggevende erbij houden. Hoe ga ik met deze medewerker om om te zorgen dat hij het nieuw geleerde goed kan toepassen?”

Juist daar ziet Mariska nog ruimte om de ondersteuning sterker te verbinden met het dagelijks werk. Het gaat haar niet om de inhoud van een gesprek, maar om de vraag wat een medewerker nodig heeft om het geleerde ook in de praktijk toe te passen. Ook voor leidinggevenden is dat niet altijd vanzelfsprekend. Het gesprek over inzetbaarheid vraagt om aandacht en om het herkennen van signalen.

De gemeente wil medewerkers en leidinggevenden daarom steeds meer in positie brengen om zelf het gesprek over inzetbaarheid te voeren. Dat is een ontwikkeling: in de ideale situatie is het gesprek niet iets wat pas wordt gevoerd als het minder goed gaat, maar maakt het onderdeel uit van de dagelijkse praktijk.

Artikel gaat verder na de afbeelding.

Brigitta Steenhoff en Mariska Veldhuizen.

Als er iets ingrijpends gebeurt

Soms gebeurt er iets dat medewerkers of een team diep raakt. Dat bleek toen een team binnen de gemeente werd geconfronteerd met een ingrijpende gebeurtenis. Praten daarover was niet vanzelfsprekend. Mariska: “We hebben traumabegeleiding ingezet en dat heeft zo geholpen om het gesprek te openen. Om het er even over te mogen hebben. Dat er ook nog zoiets bestaat als gevoel en emotie.”

Wat haar vooral is bijgebleven, is dat medewerkers elkaar herkenden in wat de gebeurtenis met hen deed. “Als ik weet dat het ook wat met jou doet, dan voel ik me daarin alleen al gesteund.” Juist dat samen stilstaan maakte verschil. “Die opening, alleen al die ruimte. Ja, fysiek gewoon: nu gaan we het erover hebben. Dat was al zo waardevol voor deze mensen.”

Sociale veiligheid bespreekbaar maken

Ook sociale veiligheid staat binnen de gemeente nadrukkelijk op de agenda. Mariska ziet daarbij een belangrijke rol voor leidinggevenden en de directie. “Als jij kwetsbaar kunt zijn, durven je medewerkers ook kwetsbaar te zijn.” De vertrouwenspersoon van Gimd kreeg daarom meer zichtbaarheid binnen de organisatie en werd onder meer uitgenodigd bij een themabijeenkomst voor leidinggevenden. Het doel is niet alleen dat medewerkers weten wie de vertrouwenspersoon is, maar ook dat de stap naar een gesprek kleiner wordt.

Een vertrouwenspersoon is er immers niet alleen wanneer iemand een formele melding wil doen. Soms wil een medewerker eerst gewoon zijn verhaal kwijt en onderzoeken wat er aan de hand is en welke stap past. “Een vertrouwenspersoon moet wel laagdrempelig zijn. Dat mensen denken: daar kan ik gewoon naartoe.”

Mariska ziet toename van meldingen dan ook niet automatisch als een verslechtering van de sociale veiligheid. Het kan juist betekenen dat medewerkers de weg naar ondersteuning beter weten te vinden.

Samenwerken vanuit één netwerk

De gemeente werkt daarbij niet met losse eilandjes. Gimd maakt deel uit van Colbe, een netwerk van bedrijven die gespecialiseerd zijn in work wellbeing. Zorg van de Zaak, de arbodienst van de gemeente, is daar ook onderdeel van.

Voor Mariska zit de meerwaarde van het netwerk vooral in de korte lijnen. Via Zorg van de Zaak en Gimd krijgt de gemeente, als dat nodig is, ook andere deskundigen of interventies in beeld. Dat maakt het makkelijker om snel te schakelen wanneer een andere deskundigheid nodig is, terwijl de gemeente de vrijheid houdt om partijen van buiten het netwerk in te zetten.

Eerder het gesprek voeren

Voor Noardeast-Fryslân gaat preventie steeds meer over een andere manier van werken: signaleren voordat problemen groter worden, inzetbaarheid eerder bespreken en zorgen dat medewerkers en leidinggevenden weten waar ze terechtkunnen.

Dat vraagt niet om één oplossing. Het vraagt om aandacht in het dagelijks werk, om leidinggevenden die signalen kunnen herkennen en het gesprek durven voeren, én om ondersteuning die beschikbaar is wanneer dat nodig is.

Want niet iedere medewerker die hulp zoekt, is ziek. En niet ieder probleem hoeft uit te groeien tot verzuim. Mariska vat de ambitie eigenlijk heel mooi samen: “In de ideale wereld hebben leidinggevenden gewoon doorlopend altijd het gesprek over inzetbaarheid met hun medewerkers.”

Eerder zien, eerder vragen en eerder het gesprek voeren. Niet pas als het te veel wordt, maar juist om te voorkomen dat het zover komt.

Mariska Veldhuizen

Mariska Veldhuizen en Brigitta Steenhoff.

Fotografie door Tom Doms.